Preprogetto: pianificazione temporale del progetto
Come abbiamo visto nelle Lezioni 2 e 3 di questa Unità, lo studio di fattibilità e la pianificazione del progetto costituiscono la fase di preprogetto e precedono la fase di progetto vera e propria. Nel preprogetto, dopo lo studio di fattibilità e la validazione del documento SRS, viene fatta una prima stima dei costi (di massima) e una valutazione dei rischi, prima di procedere con la pianificazione vera fase di pianificazione. e propria. Nei progetti complessi queste due attività vengono invece fatte solo all'interno della
Pianificare le attività di un progetto La fase di pianificazione del progetto ha come obiettivo la realizzazione dello schema di progetto in cui vengono elencati tutti gli eventi e le attività coinvolte, con l'indicazione delle rispettive relazioni di precedenza e le durate. E necessario individuare la corretta scomposizione delle attività da compie- re al fine di giungere alla loro realizzazione mediante subcomponenti (fasi), tenendo conto delle esigenze tecniche e organizzative nonché delle risorse necessarie, sia finanziarie che umane; in questa fase viene realizzata la pianificazione dei tempi e degli incarichi. Obiettivo primario della fase di pianificazione è quello di fissare gli obiettivi temporali. Per ciascuna delle subcomponenti è indispensabile che siano dettagliati: l'insieme delle attività;
la durata;
D i vincoli di precedenza;
D i costi. Nella pianificazione delle subcomponenti è fondamentale tenere sempre sotto controllo due vincoli "invalicabili" che sono la durata temporale complessiva del progetto e le risorse globali disponibili (soprattutto finanziarie). Il ricorso a uno schema di pianificazione rigoroso, formale ed esplicito aiuta a far emergere eventuali criticità prima di inoltrarsi nella fase realizzativa. Sappiamo che tempi e costi sono tra loro in stretta dipendenza, in quanto per diminuire i tempi di sviluppo è necessario aumentare risorse umane, materiali e tecnologiche che, inevitabilmente, richiedono un maggiore esborso finanziario. Quindi il "tetto dei costi" pone un limite alla disponibilità di beni, strumenti tecnici, risorse umane, semilavorati disponibili per la realizzazione delle varie attività; nella scomposizione in subcomponenti si deve inoltre tenere conto delle esigenze tecniche specifiche delle singole fasi (vincoli tecnologici, priorità, strumentazione) cercando di massimizzare l'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse umane, schedulando opportunamente le diverse attività in modo da operare sempre al costo minimo (personale sempre occupato, gruppi di lavoro minimi, nessuna necessità di straordinari per far fronte a criticità). La modalità di scomposizione delle attività del progetto in fasi è strettamente connessa col mo- dello di sviluppo prescelto e realizza la decomposizione strutturale-gerarchica del lavoro (diagramma ad albero, Work Breakdown Structure - WBS).
Vedremo che durante la realizzazione del progetto un aspetto fondamentale del project management riguarderà il controllo: il piano di progetto ha un ruolo essenziale, viene costantemente controllato e revisionato nel corso delle sviluppo monitorando le criticità, cercando di anticipare i vincoli e e opportunità. Le nuove informazioni raccolte durante la fase realizzativa devono essere utilizza- te non solo per stabilire lo stato di avanzamento dei lavori, ma soprattutto per meglio analizza- re cosa succederà nel seguito del progetto e, se necessario, ripianificare le attività a valle. Milestone e deliverable In questo senso è opportuno durante la pianificazione individuare alcuni momenti topici che abbiamo detto essere indicati generalmente con il termine milestone, cioè "pietra miliare", come quelle che segnano le tappe di un percorso. Le milestone rappresentano i momenti in cui il project manager e i principali attori coinvolti nel progetto si riuniscono per analizzare in modo approfondito lo stato di avanzamento e individuare eventuali azioni correttive e di miglioramento. Vengono anche definiti alcuni rilasci intermedi, che prendono il nome di deliverable.
DELIVERABLE Rappresenta un risul
I deliverable vengono tendenzialmente rilasciati in corrispon-
tato intermedio o finale di progetto:
denza delle milestone: sono elementi costitutivi del progetto e rappresentano un output misurabile e verificabile.
ma anche una relazione o un docu-
Ad esempio sono considerati deliverable:
mento di project management.
i piani di progetto; D i report sullo stato di avanzamento; la documentazione di progettazione; · l'elenco delle "issue" (criticità gravi); D i consuntivi di progetto. Possiamo sintetizzare le attività della fase di pianificazione del progetto in: D determinazione della Work Breakdown Structure - WBS, delle risorse per ogni attività e dei costi (que- sta attività è anche indicata come Project Breakdown Structure - PBS); pianificazione: disponibilit delle risorse, determinazione dei tempi utilizzando strumenti come i diagrammi PERT e Gantt; in particolare il PERT per le dipendenze e il Gantt per i tempi; D individuazione delle milestone e dei deliverable; effettuare la valutazione dei rischi e delle criticità. Naturalmente prima di procedere con la fase successiva, cioè il progetto vero e proprio, è necessario sottoporre i documenti prodotti alla validazione da parte delle componenti interessate.
Aspetti della pianificazione Riassumiamo i punti essenziali della pianificazione del progetto: definire la WBS, elencando cioè le attività con le precedenze esistenti tra di esse; per ciascuna attività definire la durata e valutare l'impegno per realizzarla, anche utilizzando dia- grammi PERT; per ciascuna attività definire le risorse necessarie e il relativo costo; D rappresentare un diagramma di Gantt che descriva tempi, precedenze, vincoli e risorse in modo da effettuare una prima individuazione delle criticità;
individuare le milestone; D analizzare le criticità per cercare di migliorare la pianificazione e l'allocazione delle risorse per cercare di ridurre i rischi. Classificazione in base agli aspetti generali All'interno della pianificazione è possibile raggruppare le attività in base a quattro aspetti fon- damentali: